¿Qué es la
gerencia de proyectos?
Es la
encargada de organizar y administrar los recursos de un proyecto para que sea
ejecutado en el tiempo, alcance y costos establecidos. Esta disciplina se
practicaba de manera informal y a mediados del siglo 20 el PMI, Project
Management Institute, entidad encargada de avalar a los profesionales en
proyectos, creo el estándar más reconocido en este ámbito “La Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK®).”
En esta
guía el PMI define: “la gerencia de proyectos es la aplicación de conocimiento,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para
alcanzar los requerimientos del mismo”
Así
mismo el PMI ofrece la posibilidad de certificarse como PMP- Profesional en
Dirección de Proyectos, esta certificación se puede obtener a nivel mundial e
igualmente son avalados dado los altos estándares de calidad impartidos por PMI
Retomando
la dirección de proyectos tiene una serie de elementos recurrentes en todos los
proyectos. Los procesos para dirigir los proyectos caen en cinco grupos:
• Iniciación: En esta fase se define el
proyecto o una nueva fase del mismo, con la autorización para iniciar. Acá se
define el alcance inicial, los recursos financieros iniciales, se selecciona o
asigna el director del proyecto. Todo esto se deja escrito en el acta de
constitución del proyecto y registro de interesados
• Planificación: Acá estan los procesos
que se realizan para definir el alcance de los esfuerzos, así como para definir
y refinar los objetivos, por medio del plan que se deberá ejecutar para
alcanzarlos, esto incluye las revisiones periodicas recurrentes a cada uno de
los pasos
• Ejecución: Acá se coordinan las
personas, recursos, se integran las actividades del plan de proyecto con el fin
de cumplir con los objetivos iniciales
• Monitoreo y Control: Acá se encuentran
todos los procesos de seguimiento y control que se realizan al proyecto. Esto
permite que se observe y se mida el proyecto continuamente, así en caso que se
necesite realizar un ajuste se tomen las medidas necesarias a tiempo y esto no
retrase la entrega final
• Cierre: En este punto se realizan
todas las actividades para cerrar el proyecto, cuando se verifique que todos
los grupos del proyecto cerraron todas sus actividades se podrá cerrar el
proyecto
Ilustración 1 Diagrama del proceso de gestión de proyectos
Para
las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos son:
• Gestión de la integración
• Gestión del alcance
• Gestión del tiempo
• Gestión del costo
• Gestión de la calidad
• Gestión de adquisiciones
• Gestión de recursos humanos
• Gestión de las comunicaciones
• Gestión de riesgos
• Gestión de los interesados
Ilustración 2 Diagrama del proceso de gestión de proyectos
¿Ciclo de vida de
proyectos?
Son las fases por
las que pasa un proyecto desde su inicio hasta su cierre, por lo general estas
fases son secuensiales y los nombre y/ o números que se usan para difernciarlas
son en función de las necesidades de gestión y control de la organización donde
se va a llevar a cabo, así como su área e aplicación
Estas fases se
pueden dividir en en objetivos funcionales o parciales, y por su puesto sus
resultados serán divididos de esa manera. Las fases en la mayoría de los casos
son determinadas por el tiempo con un inicio y un final. En comparación a un
proyecto como un todo, las fases pueden variar ampliamente en pro del proyecto,
y son las fases las que proporcionan el marco de referencia para dirigir el
proyecto
Las fases de un
proyecto nos permiten tener una subdivisión del proyecto en subconjuntos
lógicos facilitando su dirección, planificación y control. Un proyecto puede
tener pocas o muchas fases, esto se determina dependiendo de la complejidad y
el impacto que va a tener cada una de ellas en el todo del proyecto. Las
fasessin importar su tamaño se caracterizan por que tienen un enfoque único en
comparación a otras fases, lo que incluye lugar, recursos, habilidades. Los
entregables y/o objetivos de cada fase son únicos así como los controles que se
deberan ejercer para garantizar que esto se cumpla. La culminación de una fase
se realiza con algún tipo de entregable, y nos permite reevaluar el curso del
proyecto tanto para saber en que parte vamos o si con base en esos resultados
es necesario cancelarlo
Caracteristicas del ciclo de vida del proyecto
Esta es la estructura genérica de un proyecto
-
Inicio
del proyecto
-
Organización
y preparación
-
Ejecución
del trabajo
-
Cierre
del proyecto
El
ciclo de vida de un proyecto, por lo general presenta las siguientes
características
-
El costo y dotación del
personal al inicio del proyecto es bajo pero alcanza su punto más alto en el
desarrollo del proyecto, así mismo en la etapa final los costos caen
abruptamente. Aunque no es la regla general porque hay proyectos que deben
tener desde un inicio todos los elementos necesarios para dar inicio
-
Los riesgos y la incertidumbre
al inicio de todos los proyectos van a ser muy elevado, pero disminuye a medida
que se van realizando la entrega de los entregables
-
Los costos de los cambios en
principio son bajos pero a medida que avanza el proyecto y se desea realizar
nuevas funcionalidades o mejorar algunas los costos serán demasiado altos
Tipos de ciclo de vida de un
proyecto
Predictivos son
aquellos tipos de proyectos que se apegan a un plan determinado desde el
principio, tanto en actividades como en costos, en la figura se puede observar
que tiene una serie de fases consecutivas, donde cada una de ellas se ocupa de
tareas específicas. Este tipo de ciclo se adopta en proyectos donde se
comprende el entregable final completamente desde el inicio del proyecto, o
bien en proyectos donde el resultado tiene que estar terminado en su totalidad
para que tenga algún valor
Ciclos de vida iterativos e
incrementales Son los proyectos donde las fases, o
iteraciones se repiten intencionalmente con el objetivo que las iteraciones
desarrollan el producto y los incrementos van a añadiendo funcionalidad al
producto. Este tipo de ciclo de vida se usa en proyectos muy grandes porque en
este tipo de proyectos se necesita poder gestionar objetivos y alcances
cambiantes sin aumentar la complejidad al proyecto minimizando el riesgo del
proyecto
Ciclos de vida adaptativos también
conocidos como métodos agiles, son similares a los iterativos e incrementales
en el sentido que también existen iteraciones pero son aún más rápidas, ente 2
y 4 semanas, pero los costos son fijos. En este tipo de ciclo, el equipo de
trabajo prioriza los requerimientos pendientes para así saber cuáles se pueden
entregar en la siguiente iteración. Este tipo de ciclo se adopta en proyectos
donde los requisitos y el alcance son difíciles de definir y se pueden realizar
mejoras a medida que pasa el proyecto
TIC en la Gerencia de Proyectos
Las
tecnologías de la información en la gerencia de proyectos juegan un papel
fundamental para el Project managment de un proyecto, dado que estas
herramientas le permiten tener control sobre cada una de las fases que se está
ejecutando, medir los atrasos, los costos, asignación de recursos, analizar
cargas de trabajo y el cumplimiento que
se tiene del proyecto
Algunas
herramientas para realizarlo son:
-
Project, este software es de
Microsoft es licenciado. En su versión web permite acceder de manera web desde
diferentes plataformas 
-
-
Openproj, Este software es de código abierto y
es
multiplataforma
-
-
-
-
Criterios para la evaluación de
proyectos
La evaluación de proyectos es
un proceso que permite evaluar los avances que se van dando en el proyecto
teniendo en cuenta el estado actual y el estado previsto, así se puede
establecer que tantos objetivos del proyecto se han cumplido, se deben cumplir
o que esfuerzo se debe hacer para cumplirlos
Existen diferentes tipos de
evaluación de proyectos
-
Según el nivel de gestión
-
Según la naturaleza de la
evaluación
-
Según el momento en que se
realiza
En cada uno de los tipos de
evaluación mencionados, se tienen una serie de criterios, sin embargo, no son
únicos y dependen de la naturaleza de cada proyecto, ahora como base se toman
los siguientes:
-
Pertinencia o relevancia: Tiene
en cuenta la congruencia que existe entre los objetivos planteados para el
proyecto, frente a las necesidades identificadas y los intereses de la sociedad
-
Eficacia: Hace referencia a una
medida en la que se lograron o se quieren lograr los objetivos que se tienen
para la intervención, dando prelación a priorizar el impacto
-
Eficiencia: Hace referencia a
una medida que evalúa el costo beneficio de los recursos invertidos se han
convertido en resultados
-
Impacto: Son los efectos de las
intervenciones que se le han realizado en el transcurso del proyecto, estos
impactos pueden ser negativos, positivos, primarios, secundarios
-
Sostenibilidad: Evalúa a lo
largo del tiempo a través de una medida los cambios que se dieron gracias a las
intervenciones realizadas
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